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【规章制度】燕山大学合同管理办法(修订稿)(燕大校字[2018]39号)
2018-02-28 10:43  

第一章 总则

第一条为保障燕山大学(以下简称“学校”)及学校师生员工合法权益、规范学校合同管理,根据《中华人民共和国合同法》及相关规范性文件,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称合同,是指签订方中任何一方为“燕山大学”的合同或协议。

以“燕山大学”之外的任何其他法人、机构或个人名义签订的合同或协议,均不在本办法效力范围之内。

第三条学校法定代表人或其委托代理人是有权代表学校签订合同的个人。

学校刻印“燕山大学合同专用章”,作为签订各类合同专用,经学校授权由校长办公室管理。

法律、法规或其他规范性文件对组织、人事、科研等特殊类型合同用章有特殊规定的,从其规定。

第四条学校执行分别草拟、归口审查、授权签订、监督履行的合同管理制度。

第五条学校任何组织或个人必须按照本办法规定草拟合同、通过合同审查程序并经过有效授权,方可代表学校签署合同。学校任何组织和个人未经授权或未经本办法规定的管理程序,不得对外签订任何合同;私自签订合同的,学校视情节轻重对责任人进行行政处分;导致学校经济利益受到损失的,学校有权依法向责任人追偿;责任人行为构成犯罪的,按照国家相关法律法规处理。

第六条学校人事、科研、资产等职能部门根据实际工作需要,针对本部门负责的各类合同出台《合同管理实施细则》(以下简称《实施细则》),具体规定各种合同的审核、签订和后期管理程序。《实施细则》必须包含相应类型合同的外延界定、审核程序和审查流程表格(以下简称《审批表》)。《实施细则》经校长办公会审议通过、学校发布后施行。

第二章 合同草拟程序

第七条合同草拟单位是直接享受合同权利或履行合同义务的学校中层单位。

合同草拟单位应设置合同专员,负责联络并统一管理本单位合同草拟、审查、签订及备案工作。

第八条合同谈判程序是指学校合同谈判人员与对方当事人就合同权利义务关系进行界定的程序。合同草拟之前,必须经过谈判程序。谈判的参加人和具体程序在《实施细则》中规定。

第九条合同草拟单位在合同谈判结果的基础上拟定合同文本。

合同草拟单位拟定合同文本,原则上应使用学校提供的格式合同。依合同内容无法使用格式合同或其他方当事人明确要求不使用格式合同的除外。

学校提供的格式合同由法律事务办公室草拟备案。对学校提供的格式合同有修改意见的,任何校内单位或个人均有权直接向法律事务办公室提出;法律事务办公室根据相应意见酌情处理。

第三章 合同审查程序

第十条合同审查程序是指在合同签订前,由审查部门对合同文本进行审查的程序。未经合同审查程序而签订的合同,合同风险由签订该合同的个人或单位承担。

合同审查应当运用学校网上办公系统进行审查。

第十一条审查部门是指在职权范围内,在合同签订前对合同文本进行审查,确保所签订的合同内容能够得以执行、最大限度降低法律风险的学校职能部门。审查部门包括归口部门、财务部门、法务部门;主管校领导应参与重大合同的审查。

审查部门审查合同文本,遵循“谁管理 谁负责” 的原则;审查部门未遵守本办法规定,造成合同责任的,合同责任由审查部门承担。

审查部门审查完毕后,应当出具书面审查意见。

第十二条归口部门是指对合同内容进行实质性审查,确认合同权利义务内容能够得到执行、不违反相应管理规定的学校职能部门。

(一)以学校名义签订的各类人员人事合同的归口部门是人事处;

(二)以下类型的合同,归口部门是科学技术研究院:

燕山大学作为乙方所订立的技术开发(委托、合作开发)、技术转让(专利申请权、专利权、专利许可权、技术秘密和其他非专利技术)、技术咨询、技术服务、销售类等合同;

燕山大学作为甲方所订立的委托外单位研发、服务的外协和出版等合同;

(三)以下类型的合同,归口部门是实验室与资产管理处:

以学校名义签订的资产采购(包括货物、服务、工程),资产经营使用(包括对外投资、出租出借),资产处置(包括转让、报废残值回收)等资产合同。;

(四)学生教育、管理和资助相关的各类合同,归口部门是学生工作处;

(五) 涉外合同,国际合作处配合相关归口部门进行审查;

(六)本科生教育实践基地建设合同、教材采购合同的归口部门是教务处;

(七)研究生教育实践基地建设合同的归口部门是研究生院。

以上合同类型之外的其他合同,由校长办公室根据合同内容指定归口部门。

第十三条 财务部门是学校的计划财务处,财务部门在财务执行层面对合同进行审查,确认付款合同执行具备资金来源、收款合同符合相关政策和相应财务制度。

第十四条法务部门是学校的法律事务办公室,法务部门在法律层面对合同进行审查,确认合同内容合法,控制合同风险。

第十五条特殊类型的合同,审查具体办法由《实施细则》分别规定。

第十六条合同草拟单位拟订合同文本后,按相应《实施细则》的要求,将合同文本、《审批表》及其他应提交的材料整理成合同审查卷宗,提交审查部门。

审查部门是学校中层单位的,法律风险审查应最后进行,其他审查程序不分先后;合同需要校领导审查的,应先完成中层单位的审查程序,再报送校领导审查。

第十七条归口部门收到合同审查卷宗后,在二个工作日内对合同进行实质性审查,能够实际执行并符合该类型合同管理规定的,由归口部门负责人在《审批表》上签字;不能实际执行或不符合该类型合同管理规定的,归口部门应说明原因。

归口部门审查完毕后,将合同审查卷宗发回合同草拟部门。

归口部门和合同草拟单位是同一中层单位的,合同草拟和合同审查不能由同一人完成。

第十八条计划财务处收到合同审查卷宗后,在一个工作日内对合同进行财务执行层面审查,符合该类型合同财务管理规定、可以执行的,由计划财务处负责人在《审批表》上签字;不符合该类型合同财务管理规定、不可执行的,计划财务 处应说明原因。

计划财务处审查完毕后将合同审查卷宗发回合同草拟部门。

计划财务处即为合同草拟单位的,合同草拟和合同审查不能由同一人完成。

第十九条法律事务办公室收到合同审查卷宗后,在二个工作日内报送法律顾问对合同进行法律风险审查并出具书面法律风险审查修改意见。

合同草拟单位同意法律风险审查修改意见的,法律事务办公室将合同审查卷宗中的合同文本替换为法律顾问修改后文本,并在《审批表》上签字;合同草拟单位不同意法律风险审查修改意见的,法律事务办公室将合同审查卷宗退回合同草拟单位。

法律事务办公室审查完毕后,将合同审查卷宗发回合同草拟部门。

法律事务办公室即为合同草拟单位的,合同草拟和合同审查不能由同一人完成。

第二十条重大合同的校领导审查程序,由《实施细则》分别规定。

第二十一条审查部门在合同同一约定上有不同意见的,合同草拟部门应及时提出;审查部门应在二个工作日内协商确定解决方案。

第四章 合同签订程序

第二十二条学校法定代表人可以根据不同合同类型向各部门主管校领导、中层单位负责人出具授权委托书,委托其签署合同。

合同签署时签署人应本着各方对等的原则。

第二十三条合同章管理部门核实《审批表》签署无误,且拟签订合同文本与审查意见副本核对无异之后,通知合同签署人签字,并在合同上加盖合同章。

合同章应在合同签章处加盖,并骑缝加盖;合同有附件的,应连同附件一并骑缝加盖。

第五章 已生效合同管理

第二十四条合同章管理部门在合同签订程序完成后,应按照《燕山大学档案管理办法》的规定,将合同审查卷宗整理存档。

第二十五条燕山大学监察审计处根据相关监察和纪律检查制度监察燕山大学合同管理工作。

第二十六条学校计划财务处对已生效合同财务执行情况进行监管;合同执行期间出现财务异常情况的,合同签署人应及时向计划财务处反映。

法律事务办公室对学校各类合同的签订情况进行监管,以学期为单位汇总学校全部合同详情,并形成电子检索信息备查。

附则

第二十七条学校现行其他规定与本办法不一致的,以本办法为准。

第二十八条本办法自发布之日起施行,由法律事务办公室负责解释。

学校2014年11月18日公布的《燕山大学合同管理办法》同时废止。

  

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